Whistleblowing

MELDEVERFAHREN (WHISTLEBLOWING)

1)VORBEMERKUNGEN, RECHTSVORSCHRIFTEN UND DOKUMENTE

Die RVO Nr. 24 vom 10. März 2023 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 (im Folgenden als „Verordnung“ bezeichnet) hat den Anwendungsbereich der Vorschriften über die Meldung von rechtswidrigem Verhalten im öffentlichen und privaten Sektor erheblich erweitert. Insbesondere werden die Verpflichtungen und Schutzmaßnahmen beschrieben und geregelt, welche die Unternehmen implementieren und gewährleisten müssen, um die Meldungen zu bearbeiten.

In Anbetracht der Tatsache, dass diese Aktivitäten notwendigerweise die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten, findet die diesbezügliche Gesetzgebung, die EU-Verordnung 2016/679, volle und relevante Anwendung.

Bei der nationalen und internationalen Referenzgesetzgebung handelt es sich insbesondere um:

• Rechtsverordnung Nr. 24 vom 10. März 2023

• Richtlinie (EU) 2019/1937

• EU-Verordnung 2016/679 (DSGVO)

• Rechtsverordnung Nr. 196 vom 30. Juni 2003

• Rechtsverordnung Nr. 101 vom 10. August 2018

2) ZIEL und ANWENDUNGSBEREICH

Dieses Verfahren im Zusammenhang mit dem Meldesystem (im Folgenden als „Verfahren“ bezeichnet) dient dazu, das vom Eigentümer implementierte Meldesystem zu beschreiben und zu regeln, genaue und angemessene Hinweise für die Durchführung einer Meldung zu geben und dann den Verwaltungsprozess und seine Definition auszuarbeiten.

Dieses Dokument:

• definiert den Anwendungsbereich des Meldesystems;

• identifiziert die Personen, die Meldungen tätigen können;

• schränkt den Umfang der Verhaltensweisen, Ereignisse oder Aktionen ein, die gemeldet werden können;

• identifiziert die Kanäle, über die die Meldungen erfolgen sollen, und zeigt sowohl die verfügbaren internen als auch externen Kanäle an;

• definiert den Prozess der Verwaltung von Meldungen in seinen verschiedenen Phasen und identifiziert seine Rollen, Verantwortlichkeiten und Betriebsmodalitäten;

• garantiert die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten des Hinweisgebers und der gemeldeten Person (unbeschadet der Regeln für die Ermittlungen oder Verfahren, die von der Justizbehörde in Bezug auf die gemeldeten Tatsachen eingeleitet wurden, oder in jedem Fall der Disziplinarverfahren bei bösgläubigen Meldungen).

3) BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

• Whistleblowing: Die Meldung von Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die gegen die Bestimmungen des Organisations-, Management- und Kontrollmodells gemäß der RVO 231/2001 oder die nationalen oder EU-Vorschriften verstoßen und das öffentliche Interesse oder die Integrität einer öffentlichen Verwaltung oder einer privaten Einrichtung beeinträchtigen, seitens einer Person, die im Rahmen ihres öffentlichen oder privaten Arbeitsumfelds davon Kenntnis erlangt hat;

• Plattform: IT-Tool für die Verwaltung von Meldungen, insbesondere die von Isweb bereitgestellte SaaS-Plattform;

• Meldung: Alle Nachrichten über angebliche Vorwürfe, Unregelmäßigkeiten, Verstöße, Verhaltensweisen und anstößige Tatsachen oder in jedem Fall jede Praxis, die nicht den Bestimmungen der nationalen und gemeinschaftlichen Vorschriften, der Unternehmensverfahren und der Verträge entspricht:

• Anonyme Meldung: Wenn die Personalien des Hinweisgebers nicht explizit angegeben sind oder anderweitig identifiziert werden können.

• Offene Meldung: Wenn der Hinweisgeber offen ein Problem ohne Einschränkungen in Bezug auf seine Vertraulichkeit aufwirft.

• Vertrauliche Meldung: Wenn die Identität des Hinweisgebers nicht explizit angegeben ist, es jedoch möglich ist, sie in spezifischen und bestimmten Annahmen, die unten angegeben sind, zurückzuverfolgen.

• Bösgläubige Meldung: Die Meldung, die ausschließlich zum Zweck der Beschädigung oder anderweitigen Beeinträchtigung der gemeldeten Person erfolgt, wie z. B. vorsätzliche oder grob fahrlässige Meldungen, die sich als unbegründet erweisen.

• Hinweisgeber: Die Personen, die sich mit der Gesellschaft in Verbindung setzen, um die Meldung zu tätigen.

• Gemeldete Personen: Die in der Meldung angegebenen Personen, wie diejenigen, die mutmaßliche Verstöße, Unregelmäßigkeiten, Zuwiderhandlungen, anstößige Verhaltensweisen und Tatsachen begangen haben, oder in jedem Fall jede Handlung, die nicht den Bestimmungen der nationalen und gemeinschaftlichen Vorschriften, der Geschäftsverfahren und der Verträge entspricht.

• Dritte: Vertragspartner, sowohl natürliche als auch juristische Personen (wie z. B. Lieferanten, Berater usw.), mit denen das Unternehmen eine vertraglich geregelte Zusammenarbeit eingeht und die dazu bestimmt sind, mit dem Unternehmen im Bereich der risikobehafteten Tätigkeiten zusammenzuarbeiten.

4) HAFTUNG UND VERBREITUNG

Dieses Verfahren, ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensorganisation, wird vom Verwaltungsrat genehmigt.

Der Meldeverwalter hat die Aufgabe, dieses gegebenenfalls mithilfe anderer für notwendig erachteter Geschäftsfunktionen zu aktualisieren und zu ergänzen.

5) WAS KANN GEMELDET WERDEN? (Objektiver Bereich)

Es können Berichte über Verstöße eingereicht werden, die in Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen bestehen, welche die Integrität des Eigentümers verletzen und von denen der Hinweisgeber im Rahmen seines Arbeitskontextes Kenntnis erlangt hat.

Die Meldung betrifft die Verstöße:

- die aufgrund eines begründeten und unbestrittenen Verdachts begangen wurden oder hätten begangen werden können;

- die noch nicht begangen wurden, bei denen der Hinweisgeber jedoch überzeugt ist, dass sie auf der Grundlage begründeter und umschriebener Verdachtsmomente begangen werden könnten;

- Maßnahmen, die darauf abzielen, die oben genannten Verstöße zu verbergen.

Insbesondere ermittelt werden die Ausführung oder die versuchte Ausführung:

• relevanter rechtswidriger Handlungen im Sinne der RVO Nr. 231/2001 vom 8. Juni und Verstöße gegen das Modell 231, falls vorhanden;

• Straftaten, die in den Anwendungsbereich der europäischen oder nationalen Rechtsvorschriften fallen, welche im Anhang der Verordnung oder der internen Vorschriften zur Umsetzung der im Anhang der Richtlinie (EU) 2019/1937 aufgeführten Rechtsakte der Europäischen Union in den folgenden Bereichen aufgeführt sind: öffentliches Auftragswesen; Dienstleistungen, Produkte und Finanzmärkte sowie Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen;

• Handlungen oder Unterlassungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Europäischen Union (wie Betrug, Korruption und andere illegale Aktivitäten im Zusammenhang mit den Ausgaben der Europäischen Union);

• Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt.

Ausgeschlossen sind:

- Beanstandungen, Ansprüche oder Forderungen im Zusammenhang mit einem persönlichen Interesse des Hinweisgebers, die sich ausschließlich auf seine individuellen Arbeitsverhältnisse beziehen, einschließlich der Beziehungen zu den hierarchisch übergeordneten Personen;

- Hinweise in Bezug auf Verteidigung und nationale Sicherheit;

- Meldungen über Verstöße, die bereits in den Richtlinien und Verordnungen der Europäischen Union und in den Durchführungsbestimmungen des italienischen Rechts geregelt sind, die in Teil II des Anhangs zur Verordnung aufgeführt sind und bereits entsprechende Meldeverfahren in einigen speziellen Bereichen gewährleisten (Finanzdienstleistungen; Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Verkehrssicherheit; Umweltschutz).

Um die Identifizierung der Tatsachen, die gemeldet werden können, zu erleichtern, folgt eine lediglich beispielhafte und nicht erschöpfende Liste der relevanten Maßnahmen/Verhaltensweisen:

• Zusage oder Übergabe einer Geldsumme oder Gewährung sonstiger Vorteile (Geschenke, Gastfreundschaft, Mittagessen, Abendessen usw., die gemäß der Geschäftsverfahren nicht zulässig sind) an einen Amtsträger oder Beauftragten für den öffentlichen Dienst als Gegenleistung für die Ausübung seiner Funktionen oder für die Durchführung einer Handlung, die seinen Amtspflichten widerspricht (z. B. Erleichterung eines Verfahrens);

• Veränderung von Dokumenten durch Manipulation oder Fälschung von Geschäftsdokumenten oder amtlichen Unterlagen, um einen unrechtmäßigen Vorteil zu erlangen oder die zuständigen Behörden zu täuschen;

• Zusage oder Gewährung einer Geldsumme oder Gewährung sonstiger Vorteile (Geschenke von nicht geringem Wert, Gastfreundschaft, Mittagessen, Abendessen usw., die gemäß der Geschäftsverfahren nicht zulässig sind), die darauf abzielen, Lieferanten oder Kunden zu bestechen;

• Vereinbarungen mit Lieferanten oder Beratern, um nicht vorhandene Leistungen als ausgeführt darzustellen.

6) WER KANN EINE MELDUNG TÄTIGEN? (Subjektiver Bereich)

Die Person, die im Verhältnis zur Gesellschaft den begründeten Verdacht hegt, dass einer der genannten Verstöße eingetreten ist oder eintreten könnte, hat die Möglichkeit, eine Meldung zu tätigen.

Ab dem Zeitpunkt, zu dem die Meldung gesendet wird, wird diese Person zum „Hinweisgeber“ und es gelten die Schutzmaßnahmen, die in den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgesehen sind.

7) SO WIRD EINE MELDUNG GETÄTIGT

Wie gesetzlich vorgeschrieben und um die Einreichung von Meldungen zu erleichtern, hat der Eigentümer interne Kanäle aktiviert.

Es werden auch die externen Kanäle angegeben, an die sich der Hinweisgeber unter den unten aufgeführten Bedingungen wenden kann.

• AKTIVE KANÄLE

• INTERN

Für Meldungen, die innerhalb der Unternehmensorganisation verwaltet werden, kann der Hinweisgeber die unten beschriebenen Kanäle nutzen und entscheiden, ob er anonym handeln möchte oder nicht.

Es wird daran erinnert, dass im Falle einer anonymen Meldung ausschließlich die spezielle Plattform verwendet werden muss, die über die Unternehmenswebsite aus erreichbar ist (durch Ankreuzen des Kästchens „anonyme Meldung“).

Im Allgemeinen können Meldungen über die folgenden Kanäle gesendet werden:

• Der schriftliche Modus

• Der mündliche Modus.

In beiden Fällen wird die von den institutionellen Websites eines jeden Unternehmens genutzte und zugängliche Plattform verwendet.

Bei dem Verfahren zur korrekten Eingabe der erforderlichen Informationen handelt es sich um ein geführtes Verfahren.

Bitte beachten Sie, dass der Service des Online-Portals von einem spezialisierten Dienstleister erbracht wird, der Folgendes garantieren kann:

• die Einhaltung der Grundsätze des Schutzes personenbezogener Daten und der höchsten Vertraulichkeit,

• speziell autorisierte Zugänge;

• Verfügbarkeit 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.

Der Zugriff auf die Plattform kann über die folgende Zugangsadresse erfolgen:

https://riellointernational.wbisweb.it.

Bei der Übermittlung der Meldung stellt die Plattform dem Hinweisgeber den Protokollcode auf dem Bildschirm zur Verfügung, der es ihm ermöglicht, die eingereichte Meldung später abzurufen, ihren Status zu überprüfen, Informationen über das Ergebnis zu erhalten und mit dem Meldeverwalter zu kommunizieren.

a.2) Die Meldung kann über ein spezielles Sprachnachrichtensystem erfolgen, das in die Plattform integriert ist und unter den Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit die Tarnung der Stimme vorsieht.

Die Meldung wird durch Aufzeichnung dokumentiert.

a.3) Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, ein direktes Treffen mit dem Verwalter anzufordern. Auch in diesem Fall wird die Meldung vom Verwalter durch Aufzeichnung auf einem für die Aufbewahrung und das Abhören geeigneten Gerät oder durch Protokoll dokumentiert. Das Formatdokument wird digital in die Plattform eingefügt.

In jedem Fall ist es wichtig, dass die Meldungen detailliert sind und auf genauen und übereinstimmenden Elementen beruhen, sich auf Tatsachen beziehen, die dem Hinweisgeber direkt bekannt sind, und somit die folgenden wesentlichen Elemente enthalten:

- eine detaillierte Beschreibung des gemeldeten Verstoßes mit Angabe der Umstände von Zeit und Ort, an denen die beschriebenen Tatsachen/Verhaltensweisen begangen wurden;

- alle nützlichen Elemente (wie die Funktion/Unternehmensrolle), die eine einfache Identifizierung des/r mutmaßlichen Urhebers/Urheber des gemeldeten Verstoßes oder anderer möglicherweise beteiligter Personen ermöglichen.

Darüber hinaus kann der Hinweisgeber weitere Angaben machen, wie zum Beispiel:

- seine Personalien;

- alle Unterlagen, welche die Begründetheit des Verstoßes bestätigen können;

- alle anderen Informationen, welche die Sammlung von Beweisen für das, was gemeldet wurde, erleichtern können.

• EXTERNE KANÄLE

Der Hinweisgeber kann eine sogenannte externe Meldung in folgenden Fällen vornehmen:

- wenn kein interner Meldekanal eingerichtet wurde oder wenn dieser, auch wenn er vorgesehen ist, nicht aktiv ist;

- wenn der interne Kanal nicht den Bestimmungen von Artikel 4 der Verordnung entspricht;

- wenn die mit dem internen Kanal getätigte Meldung nicht weiterverfolgt wurde;

- wenn der Hinweisgeber - auf der Grundlage der besonderen Umstände des Falles - triftige, genaue und übereinstimmende Gründe zu der Annahme hat, dass, wenn er eine Meldung über interne Kanäle macht, diese nicht wirksam weiterverfolgt wird oder dass dieselbe Meldung das Risiko einer Vergeltung hervorrufen kann;

- wenn der Hinweisgeber - auf der Grundlage der besonderen Umstände des Falles - einen triftigen und übereinstimmenden Grund für die Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.

Diese Meldung kann über einen der von der ANAC zur Verfügung gestellten Kanäle erfolgen, die auch durch den Einsatz von Verschlüsselungsinstrumenten die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der gemeldeten Person sowie des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Dokumentation gewährleisten.

Es wird der Link zu den Meldeverfahren von ANAC angezeigt:

Whistleblowing - Formular für die Meldung von rechtswidrigem Verhalten gemäß RVO Nr. 24/2023 (anticorruzione.it)

8) VERWALTER DER MELDUNG

Bei den Personen, die für die Entgegennahme und Analyse der Meldungen zuständig sind, handelt es sich um Figuren von GRIG S.p.A., den Personalverantwortlichen als Verwalter der Meldungen und den Verwaltungsverantwortlichen als Hüter der Identitäten.

Diese Personen haben auch eine angemessene und spezifische Berufsausbildung in Bezug auf den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten erhalten.

Die dem Meldeverwalter übertragenen Aufgaben können hier wie folgt aufgelistet werden:

• eine umfassende Empfangsbestätigung und eine gewissenhafte Nachverfolgung der Meldung sichern;

• Maßnahmen ergreifen, um die Vollständigkeit und Begründetheit der Informationen zu überprüfen;

• Informationsbeziehungen mit dem Hinweisgeber aufrechterhalten, indem er - falls erforderlich - Ergänzungen oder weitere Vergleiche und Vertiefungen anfordert und ihn über den Verlauf und die Definition der Meldung auf dem Laufenden hält;

• sich mit anderen Unternehmensfunktionen und -figuren und autorisierten externen Beratern für die optimale Durchführung der Untersuchungs- und Abklärungsphasen austauschen und/oder mit ihnen zusammenarbeiten.

DIE VERARBEITUNG DER MELDUNG

Im Folgenden wird das Verfahren zur Verwaltung von Meldungen beschrieben, das sich aus den folgenden Phasen zusammensetzt:

• Empfang und Registrierung;

• Vorabbewertung und Einstufung;

• Überprüfungen und Untersuchungen;

• Kontrolle der Meldung;

• Berichterstattung und Aufbewahrung.

Empfang und Registrierung der Meldung

Nach Eingang der Meldung über die internen Kanäle sendet der Meldeverwalter dem Hinweisgeber innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Erhalt der Meldung eine Empfangsbestätigung.

Nach Eingang einer Meldung, wenn diese nicht über die Plattform übermittelt wird, wird der Meldeverwalter die Meldung auf die Plattform übertragen und das Papierdokument vernichten.

Einstufung der Meldung

Nach diesen vorläufigen Analysen und Bewertungen stuft der Meldeverwalter die Meldung wie folgt ein:

• Nicht relevant: Nicht auf zulässige Verstöße im Sinne dieses Verfahrens zurückzuführen oder von Personen getätigt, die nicht unter die Hinweisgeber fallen.

• Nicht verhandelbar: Nach Abschluss der Prüfungsphase und/oder nach etwaiger Anforderung weiterer Informationen war es nicht möglich, ausreichende Informationen zu sammeln, um mit weiteren Untersuchungen fortfahren zu können;

• Relevant und verhandelbar: Es wird bestätigt, dass die Meldung ausreichend detailliert ist und sich auf den Umfang dieses Verfahrens bezieht.

Im letzteren Fall leitet der Meldeverwalter die Überprüfungs- und Untersuchungsphase ein.

Interne Überprüfungen und Untersuchungen

Wenn die eingegangene Meldung als „relevant und verhandelbar“ eingestuft wurde, führt der Verwalter interne Überprüfungen und Untersuchungen durch.

Im Rahmen der Ermittlungsarbeit kann sich der Meldeverwalter der Unterstützung entsprechend qualifizierter Unternehmenseinrichtungen/-funktionen und/oder externer Berater bedienen.

Kontrolle der Meldung (Ergebnisse)

Innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Empfangsbestätigung oder, in Ermangelung einer solchen, innerhalb von 3 (drei) Monaten nach Ablauf der Frist von 7 (sieben) Tagen ab Einreichung der Meldung, wird der Verwalter dem Hinweisgeber über eine Plattform oder auf andere geeignete Weise antworten.

Die Rückmeldung enthält das Ergebnis der Untersuchungstätigkeit und die daraus resultierenden begründeten Entscheidungen des Verwalters, bei denen es sich handeln kann um:

• DIE ARCHIVIERUNG

Diese Entscheidung wird getroffen, wenn die Meldung:

• nicht relevant ist; sich auf Tatsachen von derartig allgemeinem Inhalt bezieht, dass eine Überprüfung in dieser Hinsicht nicht möglich ist;

• bösgläubig durchgeführt wurde oder die Untersuchungstätigkeit ihre Unbegründetheit bewiesen hat.

• DER ANTRAG AUF BEWERTUNG DER ZUSTÄNDIGEN UNTERNEHMENSORGANE ZU DISZIPLINAR-SANKTIONSZWECKEN

Wenn aus den Ermittlungen Verantwortungsprofile im Bereich des disziplinarischen Arbeitsrechts hervorgehen, die sich an die gemeldete Person richten, wird das zuständige interne Organ die gesetzlich vorgesehenen und dem Vorfall angemessenen Sanktionen verhängen.

• DIE MELDUNG AN DIE ZUSTÄNDIGEN EXTERNEN ÖFFENTLICHEN STELLEN

In Fällen, in denen die Meldung strafrechtlich relevante Sachverhalte betrifft, wendet sich das zuständige Betriebsorgan an die öffentliche Behörde.

SCHEMATISCHE ÜBERSICHT

Die Verwaltung der Meldung ist in folgende Aktivitäten gegliedert:

AKTIVITÄTEN	BETEILIGTE PERSONEN
EMPFANG, REGISTRIERUNG, ERSTE KONTROLLE	Plattform, Verwalter
EINSTUFUNG	Verwalter
ÜBERPRÜFUNGEN UND UNTERSUCHUNGEN	Verwalter, als betroffen angesehene Unternehmensfunktionen, externe Berater
KONTROLLE (Ergebnis)	Verwalter
BERICHTERSTATTUNG	Plattform, Verwalter
ARCHIVIERUNG	Plattform

9) BERICHTERSTATTUNG UND AUFBEWAHRUNG

Die Ergebnisse der Bewertungen aller eingegangenen Meldungen werden in einem Ad-hoc-Bericht zusammengefasst, der die Ergebnisse der möglicherweise durchgeführten Untersuchungen und die vorgenommenen Bewertungen in Bezug auf die sich als begründet herausstellenden Meldungen enthält.

Die Meldungen und die zugehörigen Unterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung jeder einzelnen erforderlich ist, in jedem Fall jedoch nicht länger als 5 (fünf) Jahre ab dem Datum der Mitteilung des Endergebnisses des Meldeverfahrens oder ab dem Abschluss des gerichtlichen oder disziplinarischen Verfahrens, das möglicherweise gegen die gemeldete Person oder den Hinweisgeber unter Einhaltung der Vertraulichkeitsverpflichtungen und des Grundsatzes der Aufbewahrungsbeschränkung, die ausdrücklich festgelegt sind, erreicht wurde.

Die Unterlagen in elektronischer Form werden innerhalb der Plattform oder in einem Whistleblowing-Verzeichnis gespeichert, das ausschließlich den Meldeverwaltern zugänglich ist.

Eventuelle Papierdokumente, die für eine optimale Verwaltung der Meldung erstellt wurden, werden im Büro des Meldeverwalters in abschließbaren Schränken aufbewahrt, zu denen nur offiziell bevollmächtigte Personen Zugang haben.

10) SCHUTZ FÜR DIE BETEILIGTEN PERSONEN

• Für den Hinweisgeber

Das Unternehmen gewährleistet in Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften und um die Verbreitung einer Kultur der Legalität und die Meldung von Vergehen zu fördern, die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten des Hinweisgebers sowie die Vertraulichkeit der in der Meldung enthaltenen Informationen, die von allen am Verfahren beteiligten Personen erhalten wurden.

Es ist Aufgabe des Meldeverwalters, die Vertraulichkeit des Hinweisgebers ab dem Zeitpunkt der Übernahme der Meldung zu gewährleisten, auch in Fällen, in denen sich die Meldung später als falsch oder unbegründet erweisen sollte.

Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung stellt einen Verstoß gegen dieses Verfahren dar und setzt den Verwalter einer Haftung aus.

Insbesondere stellt das Unternehmen sicher, dass die Identität des Hinweisgebers nicht ohne seine ausdrückliche Zustimmung offengelegt werden kann, und alle an der Bearbeitung der Meldung beteiligten Personen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der Meldung zu wahren, mit Ausnahme der Fälle, in denen:

- die Meldung mit dem Ziel erfolgt, die gemeldete Person zu schädigen oder auf andere Weise zu beeinträchtigen (so genannte „bösgläubige“ Meldung), und eine Haftung für Verleumdung oder Diffamierung im Sinne des Gesetzes vorliegt;

- die Vertraulichkeit nicht gesetzlich einwendbar ist (z. B. strafrechtliche Ermittlungen usw.);

Was insbesondere den Umfang des Disziplinarverfahrens betrifft, kann die Identität des Hinweisgebers nicht offengelegt werden, wenn die Anfechtung des Disziplinarvergehens auf gesonderten und zusätzlichen Feststellungen in Bezug auf die Meldung beruht, auch wenn diese sich daraus ergeben.

Wenn für die Bearbeitung der Beschwerde und für die Verteidigung des Beschuldigten die Identität des Hinweisgebers bekannt sein muss, kann die Meldung nur zum Zwecke des Disziplinarverfahrens verwendet werden, wenn der Hinweisgeber der Offenlegung seiner Identität zustimmt.

In diesem Fall muss der Hinweisgeber schriftlich über die Gründe für die Offenlegung der vertraulichen Daten informiert und schriftlich gefragt werden, ob er der Offenlegung seiner Identität zustimmen möchte, mit dem Hinweis, dass die Meldung - andernfalls - nicht im Disziplinarverfahren verwendet werden kann. Der Hinweisgeber wird auch schriftlich über die Gründe für die Offenlegung vertraulicher Daten informiert, wenn die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers und der Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, für die Verteidigung der gemeldeten Person unerlässlich ist.

Gegenüber dem Hinweisgeber ist jede Form von direkter oder indirekter Vergeltung oder diskriminierender Maßnahme in Bezug auf die Arbeitsbedingungen aus Gründen, die direkt oder indirekt mit der Meldung zusammenhängen, nicht gestattet oder toleriert.

Es wird ferner darauf hingewiesen, dass der Hinweisgeber nicht strafbar ist, wenn er Informationen über Verstöße offenlegt oder verbreitet, die unter die Geheimhaltungspflicht fallen (mit Ausnahme von Verschlusssachen, medizinischer und forensischer Geheimhaltung und Gerichtsbeschlüssen), oder die sich auf den Schutz des Urheberrechts oder den Schutz personenbezogener Daten beziehen oder den Ruf der betroffenen oder gemeldeten Person verletzen, wenn zum Zeitpunkt der Offenlegung oder Verbreitung triftige Gründe für die Annahme bestanden, dass die Offenlegung oder Verbreitung derselben Informationen notwendig war, um den Verstoß aufzudecken. In solchen Fällen ist jede weitere, sowohl zivilrechtliche als auch verwaltungsrechtliche Haftung ausgeschlossen. In jedem Fall ist die strafrechtliche, zivilrechtliche oder verwaltungsrechtliche Haftung für Handlungen, Taten oder Unterlassungen nicht ausgeschlossen, die nicht mit der Meldung, der Anzeige an die Justiz- oder Buchhaltungsbehörde oder der öffentlichen Offenlegung zusammenhängen oder die nicht unbedingt erforderlich sind, um den Verstoß aufzudecken

• Für die gemeldete Person

In Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften hat das Unternehmen dieselben Formen des Schutzes personenbezogener Daten des Hinweisgebers auch für den mutmaßlichen Verantwortlichen des Verstoßes übernommen, unbeschadet jeder weiteren Form der Haftung, die gesetzlich vorgeschrieben ist und die Verpflichtung vorsieht, den Namen der gemeldeten Person mitzuteilen (z. B. Anfragen der Justizbehörde usw.).

Die Identität der gemeldeten Person und der an der Meldung beteiligten und in ihr genannten Personen wird bis zum Abschluss der aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahren mit denselben Garantien geschützt, die zugunsten des Hinweisgebers vorgesehen sind.

11) DATENSCHUTZ UND VERTRAULICHKEIT

Die Gesellschaft garantiert die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der gemeldeten Person, des Inhalts der Meldung und der übermittelten Dokumentation. Die Meldungen dürfen nicht über das hinaus verwendet werden, was zur ordnungsgemäßen Weiterverfolgung erforderlich ist. Die Identität des Hinweisgebers und alle anderen Informationen, aus denen sich – direkt oder indirekt – diese Identität ableiten lässt, dürfen nicht ohne die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers an andere Personen weitergegeben werden, die nicht für den Empfang oder die Weiterverfolgung von Hinweisen gemäß diesem Verfahren zuständig sind.

Die Identität des Hinweisgebers:

• unterliegt im Rahmen des Strafverfahrens in der Art und Weise und innerhalb der Grenzen, die in Artikel 329 der Strafprozessordnung vorgesehen sind, der Geheimhaltung;

• darf im Rahmen des Verfahrens vor dem Rechnungshof erst nach Abschluss der Ermittlungsphase offengelegt werden;

• darf im Rahmen des Disziplinarverfahrens nicht offengelegt werden, wenn die Anfechtung der entsprechenden Beschwerde auf gesonderten und zusätzlichen Feststellungen in Bezug auf die Meldung beruht, auch wenn diese sich aus derselben ergeben.

Für die Datenschutzerklärung wird auf die von jedem einzelnen Unternehmen angenommenen Dokumente verwiesen.

12) DISZIPLINARSTRAFEN

Der Eigentümer bestätigt im Rahmen der Sanktionen, dass die Verletzung und/oder der Missbrauch dieses Verfahrens einen Disziplinarverstoß darstellt und unter Einhaltung der geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften, einschließlich des entsprechenden Tarifvertrags, mit der Verhängung angemessener Disziplinarstrafen verfolgt werden kann.

Im Allgemeinen kann der Eigentümer disziplinarische Sanktionen gegen alle verhängen, welche die Meldungen behindern oder zu behindern versuchen, die mit der Absicht handeln, die mit ihrer Verwaltung verbundenen Aktivitäten zu verhindern und zu verzögern, die gegen Vertraulichkeitsverpflichtungen verstoßen, die gegen den Hinweisgeber und/oder die gemeldete Person repressive oder diskriminierende Maßnahmen ergreifen.

Insbesondere kann er Sanktionen anordnen:

• an den Hinweisgeber: Im Falle von bösgläubigen, betrügerischen, verleumderischen oder diffamierenden Meldungen - für die auch die strafrechtliche und zivilrechtliche Haftung gilt -, solchen, die offensichtlich opportunistisch sind und/oder ausschließlich dem Zweck dienen, der gemeldeten Person oder anderen Personen zu schaden, und allen anderen Annahmen einer missbräuchlichen Verwendung dieses Verfahrens.

• an den Meldeverwalter: In Fällen von Verletzung der Geheimhaltungspflicht, Verzögerung oder Unterlassung bei der Durchführung der Überprüfungs- und Untersuchungstätigkeit, Verzögerung oder Unterlassung bei der Definition der Meldung.

• an die gemeldete Person: Wenn die durch die Meldung bekannte Straftat festgestellt wurde, in Fällen, in denen sie repressive oder diskriminierende Maßnahmen gegen den Hinweisgeber einführt.