1 Premessa
Aermec S.p.A. (“Aermec” o la “Società”) è stata fondata nel 1961, con l’obiettivo di fornire benessere e comfort in ambienti lavorativi e abitativi, divenendo leader globale nel campo della climatizzazione e delle soluzioni per il trattamento dell’aria.
Aermec continua a basare le sue attività su una costante attenzione per la ricerca e la qualità al fine di sviluppare soluzioni tecniche in grado di garantire il massimo livello di soddisfazione tra i propri clienti, rispondendo alle sfide tecnologiche imposte dall’innovazione e facendo proprie le esigenze dei singoli utilizzatori.
Aermec è parte integrante di Giordano Riello International Group (“Gruppo”), un gruppo multinazionale di aziende che collaborano a livello strategico per offrire innovative soluzioni nel mercato della climatizzazione.
Per definire con chiarezza i valori di riferimento di Aermec e del Gruppo, è stato predisposto il presente codice etico aziendale (“Codice” o “Codice Etico”) con il quale la Società intende consolidare i propri valori aziendali, trasponendoli nel presente Codice Etico, per farli emergere all’esterno e per definire la responsabilità etico-sociale di ogni destinatario.
Il presente documento stabilisce delle chiare regole di comportamento per l’attività aziendale offrendo ai destinatari un quadro di riferimento comportamentale ed etico in grado di orientare la propria condotta.
I principi declinati nel Codice si prefiggono di accrescere l’efficienza dell’organizzazione, indirizzando i destinatari verso obiettivi positivi in grado di produrre utilità sia per i diretti interessati, sia per l’ambiente di riferimento nel suo complesso, rafforzando la coesione e la coerenza del sistema aziendale, attraverso il miglioramento delle relazioni interne e l’attenzione alla buona reputazione.
L’adozione del Codice Etico rappresenta, altresì, una dichiarazione pubblica dell’impegno di Aermec a perseguire i massimi livelli di eticità nel conseguimento degli obiettivi aziendali e, più in generale, a condividere i
valori di una cultura d’impresa per la quale diviene fondamentale il rispetto degli interessi legittimi e delle esigenze di tutti gli attori, individuali o collettivi, coinvolti nelle attività aziendali.
La Società si impegna a promuovere la conoscenza, a rispettare e a far rispettare i principi generali e le norme etiche indicate nel Codice, poiché a tale rispetto, oltre che a fondamentali finalità morali, corrisponde una maggiore tutela dello stesso interesse societario, anche sotto il profilo economico.
2 Finalità e destinatari del codice
2.1 Finalità e contenuti del Codice
Il presente Codice Etico è uno strumento di autoregolazione predisposto dalla Società, volto a rendere trasparente l’attività aziendale e a indirizzarne eticamente lo svolgimento.
I principi contenuti nel presente Codice Etico integrano le leggi vigenti e le regole di comportamento che ciascun destinatario è tenuto ad osservare, sia nel rispetto dei generali obblighi di diligenza, correttezza e lealtà che devono caratterizzare la prestazione lavorativa ai sensi di quanto disposto dalle norme del Codice civile, dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro o dalle altre normative applicabili, sia in ossequio agli ulteriori regolamenti e disposizioni interne adottati dalla Società per disciplinare specifiche procedure aziendali.
Il Codice ha lo scopo di individuare i principi e le specifiche regole di condotta che devono ispirare il comportamento di Aermec nei confronti di tutti gli stakeholder, interni ed esterni, e che sono posti alla base delle relazioni tra gli stessi.
L’osservanza del Codice costituisce condizione imprescindibile per il conseguimento della missione aziendale di Aermec. Conseguentemente il Codice esplicita i riferimenti cui deve essere improntata la condotta di tutti coloro che, ai vari livelli di responsabilità, concorrono con i propri atti allo svolgimento dell’attività.
2.2 Destinatari e diffusione del Codice
Le disposizioni del Codice si applicano, senza alcuna eccezione, a (i) dipendenti, (ii) amministratori, organi di controllo e altri soggetti con funzioni apicali, (iii) consulenti, clienti, fornitori, partner commerciali, collaboratori interni ed esterni ed a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, vi instaurano, a qualsiasi titolo, rapporti e relazioni di collaborazione, operando in tale contesto nell’interesse della Società e per il conseguimento degli obiettivi della stessa, nell’ambito della sua direzione e vigilanza.
Il presente Codice Etico si applica anche a tutte le società appartenenti al Gruppo; pertanto, sarà onere del Consiglio di amministrazione della Società porre in essere le attività necessarie per consentire alle società del Gruppo di adottare tutte le misure richieste per il rispetto ed il perseguimento delle linee guida e dei principi del presente Codice Etico. Sarà poi onere di ciascuna società del Gruppo e del proprio organo amministrativo fare in modo che i principi di cui al presente Codice siano applicati anche nell’ambito di ciascuna singola realtà aziendale.
Tutti tali soggetti, da considerare quali “destinatari” del presente Codice Etico, sia che si trovino in Italia che all’estero, sono tenuti a conoscerne il contenuto ed a contribuire alla sua attuazione e diffusione.
L’osservanza del presente Codice Etico da parte dei destinatari è di importanza fondamentale per l’efficienza, l’affidabilità e la reputazione della Società.
I destinatari del Codice Etico, che ne violino le regole, ledendo il rapporto di fiducia con la Società e cagionando un danno a quest’ultima, saranno soggetti alle sanzioni all’uopo applicabili.
Tutti i destinatari sono tenuti ad un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza, efficienza ed equità, così come indicato dagli standard del presente Codice.
Nell’ambito del perseguimento delle finalità di cui al presente Codice Etico, a titolo esemplificativo:
• il Consiglio di Amministrazione si ispira ai principi del presente Codice nel fissare gli obiettivi di impresa;
• i dirigenti e i soggetti con funzione apicale danno concretezza ai valori e ai principi ivi contenuti, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno, rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo;
• i dipendenti, i collaboratori, i fornitori, i partner commerciali, i consulenti e, in genere, tutti gli altri destinatari, su base continuativa nel dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti adeguano le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice, tutelando attraverso i propri comportamenti la rispettabilità e l’immagine aziendale.
La Società si impegna a promuovere la conoscenza del Codice da parte delle persone che operano nella Società e degli altri stakeholder affinché i principi e i comportamenti prescritti costituiscano pilastri di una cultura d’impresa ispirata allo sviluppo sostenibile e orientino quotidianamente la condotta aziendale.
Al fine di facilitare la conoscenza, conoscibilità e diffusione del presente Codice Etico, la Società procederà alla pubblicazione del presente Codice Etico sul proprio sito internet ufficiale, nonché sulla rete internet aziendale eventualmente disponibile.
3 Principi e norme di comportamento
3.1 Principi generali
L’integrità etica e la correttezza nei rapporti tra le persone costituiscono valori irrinunciabili per Aermec e, in particolare, i principi di seguito esposti costituiscono il fondamento etico delle relazioni che la Società intende instaurare con tutti i suoi stakeholder.
Le attività di Aermec devono essere svolte con impegno e professionalità,
nel rispetto degli obiettivi d’impresa e con lo scopo di creare valore e benessere per tutti gli stakeholder, tutelando il prestigio e la reputazione di Aermec.
Tutti i destinatari sono tenuti, nello svolgimento ed esecuzione dei propri rapporti con la Società, all’allineamento con i seguenti principi
etico- comportamentali:
• equità, ovvero regime comportamentale ispirato al senso comune della giustizia sostanziale;
• uguaglianza, ovvero uniformità di trattamento e relazione sociale nei confronti di ogni interlocutore, prescindendo da differenze di età, sesso, razza, handicap fisici, religione, grado aziendale, potere economico, influenza sociale;
• diligenza, ovvero assolvimento delle proprie mansioni con cura assidua e scrupolosa attenzione ed accuratezza;
• onestà, ovvero incapacità di compiere atti illegali, illeciti od anche solo malvagi, tanto per osservanza dei principi giuridici, del Codice e dei principi morali, quanto per radicato senso della giustizia;
• tutela e valorizzazione della persona, ovvero rispetto per ciascun individuo, valorizzazione delle rispettive capacità, instaurazione di meccanismi di fiducia e responsabilizzazione dei singoli, atti a rendere solidali i destinatari e comune la missione aziendale;
• trasparenza, ovvero esecuzione delle proprie mansioni attraverso un regime di piena intellegibilità dell’operato da parte di chiunque;
• imparzialità, ovvero modo di operare e giudicare obiettivo ed imparziale, senza favoritismo per nessuna delle parti in causa, siano esse pubbliche o private, legate con il destinatario da rapporti di amicizia od inimicizia, parentela o affinità;
• riservatezza, ovvero scrupolosa astensione dalla divulgazione di qualunque dato aziendale (sia esso di carattere tecnico, logistico, strategico, economico) e personale, in ossequio a tutte le norme vigenti in tema
di privacy; la raccolta ed il trattamento di dati sono strettamente riservati agli organi aziendali deputati a ciò e vanno eseguiti rigidamente secondo la disciplina aziendale;
• opportunità, ovvero valutazione critica di ogni azione ed omissione secondo criteri che, qualora non rientranti in altro specifico principio etico- comportamentale, ossequino il senso comune di adeguatezza e pertinenza.
In nessun modo, agire a vantaggio della Società può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi ivi indicati; in particolare, tutti i destinatari sono tenuti a operare affinché tali principi siano adeguatamente applicati.
La Società valuterà l’avvio di percorsi formativi all’interno dell’organizzazione aziendale al fine di promuovere la diffusione e l’attuazione dei principi generali sopra elencati, nonché degli ulteriori principi specifici riportati nei successivi paragrafi, incentivandone l’osservanza.
3.2 Principio di legalità
Il comportamento dei destinatari del Codice deve innanzitutto conformarsi alle leggi vigenti nello Stato in cui i destinatari stessi operano, ivi comprese quelle internazionali che lo Stato recepisce.
La Società opera nell’assoluto rispetto di dette norme; pertanto, i destinatari sono tenuti, nell’ambito delle rispettive competenze, a conoscere ed osservare le discipline codificate dalle Istituzioni internazionali, statali, regionali e locali (leggi, atti normativi equiparati, regolamenti, direttive, ecc.).
Nel perseguire tale scopo, tutti i destinatari devono avere consapevolezza del valore etico delle proprie azioni e non devono perseguire l’utile, sia esso personale o aziendale, a discapito del rispetto delle leggi vigenti e dei principi del presente Codice.
3.3 Conflitto di interessi
Stante il rapporto di fiducia intercorrente tra la Società e coloro che operano per essa, tutti i destinatari devono comportarsi in modo appropriato al fine di prevenire situazioni di conflitto di interessi, ossia situazioni in cui il perseguimento di propri interessi entrerebbe in contrasto con quelli della Società.
Inoltre, è importante evitare situazioni in cui un dipendente, un amministratore o altri destinatari possano ottenere benefici o profitti impropri da opportunità conosciute durante l’esecuzione delle proprie attività.
Un conflitto d’interesse può verificarsi quando una persona possiede interessi personali o professionali che potrebbero influenzare o sembrare d’influenzare il modo in cui svolge le funzioni e le responsabilità affidate dalla Società, comportando l’incapacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell’interesse della Società. Ad esempio, potrebbe essere il caso di un collaboratore che si trova in una situazione in cui potrebbe prendere decisioni non nell’interesse della sua azienda, ma piuttosto nell’interesse proprio, di un parente o di un amico.
3.4 Principio di trasparenza contabile
La Società è consapevole del rilievo che assumono la trasparenza, accuratezza, completezza e tracciabilità delle informazioni contabili e amministrative; pertanto, si avvale di un sistema amministrativo/contabile che risulta adeguato a rappresentare correttamente i flussi monetari e il controllo gestionale dei rapporti contrattuali.
Tutti i documenti aziendali devono essere redatti e diffusi in ossequio ai principi di veridicità e trasparenza. Ogni operazione contabile deve essere adeguatamente registrata e documentata in modo da consentirne la verifica dei processi di decisione, autorizzazione e svolgimento. Ogni atto od operazione svolti dai destinatari devono essere supportati da documentazione adeguata, chiara e completa da conservare agli atti. Tutti i destinatari coinvolti in operazioni contabili sono tenuti ad effettuare registrazioni veritiere e tempestive.
La Società si impegna a rispettare e pretende che i destinatari tutti rispettino la normativa in materia di antiriciclaggio.
3.5 Tutela del patrimonio della Società
Tutti i destinatari devono proteggere e preservare i valori e i beni affidati loro dalla Società, contribuendo alla salvaguardia del suo patrimonio ed evitando situazioni che potrebbero compromettere l’integrità e la sicurezza di tali risorse. In ogni circostanza, i destinatari devono astenersi dall’utilizzare a proprio vantaggio, o in modo improprio, le risorse, i beni o i materiali della Società.
Nell’ambito dei beni immateriali della Società, la Società riconosce l’importanza della proprietà intellettuale - (ivi intendendosi inclusi, a mero titolo esemplificativo, marchi, brevetti, disegni e segreti industriali, know-how, etc.)
- quale fondamentale risorsa della Società stessa e, in quanto tale, pone in essere tutti gli atti idonei a tutelarla; tutti i destinatari, dal canto loro, devono badare al rispetto e alla valorizzazione della proprietà intellettuale della Società
- gravando su di essi i doveri di riservatezza e segretezza di tutte le relative informazioni acquisite in corso di rapporto - impegnandosi ad utilizzare la stessa solo per gli scopi stabiliti dalla Società e a non utilizzarla senza preventiva autorizzazione della Società medesima.
Tutti i destinatari sono tenuti al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in materia di copyright e di utilizzo di programmi informatici.
3.6 Principio di sicurezza dei luoghi di lavoro
La Società si impegna ad assicurare il rispetto di tutte le normative vigenti in tema di antinfortunistica e prevenzione delle malattie professionali, nonché a prestare scrupolosa attenzione all’igiene ed alle condizioni personali e del posto di lavoro.
La Società, consapevole dell’importanza di garantire le migliori condizioni di salute e sicurezza negli ambienti di lavoro, si impegna a promuovere e diffondere tra i destinatari comportamenti responsabili, mettendo in atto le necessarie azioni preventive, al fine di preservare la salute, la sicurezza e l’incolumità di tutto il personale nonché dei terzi che frequentano i propri ambienti lavorativi, nonché ricercando le sinergie necessarie non solo all’interno, ma anche con i fornitori, le imprese e tutti i clienti coinvolti nelle attività aziendali, nel rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.
La cultura della salute e sicurezza:
• viene diffusa in modo sistematico, attraverso momenti formativi e di comunicazione, nonché nella definizione dei ruoli e delle competenze e nell’emissione di istruzioni e procedure;
• si realizza mediante un continuo aggiornamento delle metodologie e dei sistemi, alla luce delle tecnologie disponibili, effettuando un’analitica valutazione dei rischi, delle criticità dei processi e delle risorse da proteggere.
I destinatari sono tenuti al rispetto delle norme e degli obblighi in tema di prevenzione e protezione sul lavoro, ponendosi, comunque, obiettivi di eccellenza che vanno oltre il mero adempimento della legge, nella piena consapevolezza del valore rappresentato dalla salvaguardia delle condizioni di salute, sicurezza e benessere della persona. In particolare:
• non devono prestare servizio sotto l’effetto di sostanze alcoliche o stupefacenti;
• devono evitare comportamenti che possano creare un clima intimidatorio o offensivo nei rapporti con i colleghi, privilegiando l’adozione di comportamenti volti all’instaurazione di un clima rispettoso e cordiale;
• devono rispettare il divieto di fumo nei locali aziendali stabilito ai sensi dell’art.51 della legge 16 gennaio 2003, n.3, conformemente ai divieti espressi in tal senso dalla Società.
3.7 Principio di rispetto dell’ambiente
La Società è impegnata a garantire il rispetto di tutte le normative vigenti in tema di ambiente ed inquinamento, sia esso ambientale, acustico, radioelettrico o di qualunque genere, l’attuazione di programmi di raccolta differenziata
di rifiuti e riciclaggio di materiale riutilizzabili, nonché è attenta a perseguire con scrupolosa attenzione ad ogni condotta che offenda il senso comune dell’educazione ambientale.
Il principio di sostenibilità dell’attività aziendale costituisce uno dei fondamenti etici delle relazioni che la Società intende stabilire con i propri stakeholders.
La Società, sensibile alle tematiche di tutela dell’ambiente, è impegnata nella protezione dell’ambiente, in conformità alle direttive nazionali e internazionali in materia, ed è attiva nel promuovere presso tutti i destinatari la cultura del rispetto ambientale.
La cultura del rispetto dell’ambiente passa, inoltre, attraverso l’idonea formazione del personale per quanto concerne il trattamento di ogni genere di rifiuto (dalla differenziazione al trattamento delle sostanze inquinanti) ed attraverso il costante monitoraggio delle attività ad impatto ambientale.
Inoltre, la Società pretende il rispetto della normativa ambientale e promuove lo sviluppo del senso civico di rispetto verso l’ambiente da parte di tutti i propri dipendenti e di tutte le risorse che operano per la Società stessa.
Conseguentemente, è preteso il rigoroso rispetto da parte di tutti i destinatari della normativa ambientale e sono vietati tutti i comportamenti atti ad offendere o mettere in pericolo la salvaguardia dell’ambiente, sia esso inteso come suolo, acque, aria, fauna, flora, etc.
Nell’ottica della massima tutela dell’ambiente, la Società favorisce i sistemi di produzione energetica alternativa ecocompatibile, nonché attua e sostiene il riciclo dei materiali.
3.8 Principi per i soggetti apicali
I soggetti apicali - da intendere quali organi di amministrazione, organi societari, organi direttivi, dirigenti - che operano nella Società sono tenuti alla piena collaborazione ed informazione reciproca, al fine di promuovere il coordinamento ed il perseguimento pieno dei fini aziendali. In particolare, in quanto primi rappresentanti della Società, essi sono tenuti a trasmettere un’immagine della Società pienamente aderente ai principi del presente Codice.
I soggetti apicali sono tenuti ad un esercizio equilibrato, equo e non discriminatorio dei propri poteri nei confronti dei dipendenti, nel rispetto della persona e della sua dignità, impegnandosi in particolare a non abusare in alcun modo della propria posizione, così come a dare disposizioni sempre e solo conformi alla legge ed ai principi del Codice, astenendosi da qualunque condotta vessatoria e/o intimidatoria volta a far violare i suddetti principi al personale dipendente.
3.9 Tutela dei rapporti interni
Per rapporti interni aziendali si intendono tutti quei rapporti intercorrenti tra i soggetti che ricoprono nella società funzioni di livello apicale, tra i dipendenti della stessa, nonché tra i soggetti apicali e i dipendenti.
Soggetti apicali e dipendenti sono tenuti a condotte reciproche trasparenti e rispettose, essendo per converso vietate tutte quelle condotte eticamente e moralmente riprovevoli.
In generale, la Società pretende da tutti coloro che operano al suo interno il rispetto, anche in sede di selezione, della personalità e della dignità di ciascun individuo, evitando:
• la creazione di situazioni in cui le persone si possano trovare in situazione di disagio;
• la discriminazione di abusi di ogni tipo, ivi compresa ogni forma di istigazione alla violenza razzista e ogni manifestazione di pensiero fondata sulla xenofobia o sulla negazione od apologia di crimini di genocidio e simili; e
favorendo, per converso:
• una formazione adeguata alla posizione che ciascuno ricopre;
• la definizione di ruoli, responsabilità, deleghe e disponibilità di informazioni tali da consentire a ciascuno di assumere le decisioni che gli competono nell’interesse della Società e nel rispetto delle regole cui la stessa
si uniforma;
• un esercizio prudente, equilibrato ed obiettivo dei propri poteri nell’esercizio delle rispettive funzioni;
• un uso corretto e riservato tanto dei dati personali quanto di quelli aziendali.
A tale scopo, la Società, nel rispetto di tutte le leggi, regolamenti e politiche aziendali in vigore e tramite le funzioni competenti, si impegna a:
• porre particolare attenzione alla valorizzazione, alla tutela ed allo sviluppo delle capacità e delle competenze di tutti i propri dipendenti ed altri ad essi assimilati, affinché possano esprimere al massimo livello il proprio potenziale e le proprie capacità;
• valutare i candidati che partecipano alle selezioni verificando il soddisfacimento dei requisiti, anche psico attitudinali, previsti dal profilo richiesto, nel rispetto della dignità, personalità e sfera privata e delle
opinioni del candidato, non essendo consentiti favoritismi o forme di clientelismo;
• offrire a tutti i propri dipendenti pari opportunità di lavoro e le medesime opportunità di crescita, in funzione delle rispettive competenze e delle capacità di rendimento, senza alcuna discriminazione;
• retribuire, formare e valutare i dipendenti in base a criteri di merito e di competenza, senza alcuna discriminazione politica, sindacale, religiosa, razziale, di lingua e di sesso;
• assicurare un ambiente di lavoro in cui i rapporti tra colleghi siano improntati alla lealtà, correttezza, collaborazione, rispetto reciproco e fiducia;
• offrire condizioni di lavoro adeguate dal punto di vista della sicurezza e della salute, nonché rispettose della personalità morale di tutti, in modo tale da favorire rapporti interpersonali liberi da pregiudizi;
• combattere, in particolare, qualsiasi forma di intimidazione, ostilità, isolamento, indebita interferenza o condizionamento, molestia sessuale;
• favorire lo sviluppo del potenziale e la crescita di ciascuna risorsa, prevedendo specifici momenti di formazione ed aggiornamento in relazione allo specifico profilo ed alle potenzialità di ciascuno;
• a non impiegare alcuna forma di lavoro forzato e/o persone di età inferiore a quella stabilita per l’avviamento al lavoro dalle normative del luogo in cui la prestazione lavorativa è eseguita, nonché lavoratori stranieri che si trovino irregolarmente sul territorio italiano, e a non instaurare o mantenere rapporti d’affari con fornitori, che risultino impiegare lavoro minorile.
3.10 Rapporti con i dipendenti
I dipendenti della Società costituiscono la forza-lavoro che vive quotidianamente a contatto con la realtà interna ed esterna e, nell’ambito delle funzioni ricoperte e delle attività espletate in favore della Società sono tenuti all’osservanza dei principi di cui al presente Codice.
I dipendenti sono altresì tenuti al rispetto delle direttive impartite loro dai soggetti in posizione apicale ed alla loro diligente esecuzione.
A titolo esemplificativo:
• essi sono tenuti al pieno e costante rispetto dei principi di legittimità morale e dei principi etico- comportamentali;
• in quanto tutti indistintamente dipendenti della società – seppur gerarchicamente organizzati – i dipendenti devono osservare ed applicare i principi etico-comportamentali di diligenza, onestà ed uguaglianza, promuovendo la collaborazione e la solidarietà reciproca, favorendo la creazione di un ambiente lavorativo idoneo alla tutela della persona e del lavoratore tanto dal punto di vista lavorativo quanto da quello relazionale;
• sono tenuti a condotte reciproche trasparenti e rispettose, essendo per converso vietate tutte quelle condotte eticamente e moralmente riprovevoli (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, quelle concernenti l’invasione della sfera sessuale altrui in tutte le sue più ampie accezioni, quelle concernenti la libertà di pensiero, di religione, di espressione, quelle di rivalsa e prevaricazione tra colleghi etc.);
• sono tenuti all’utilizzo del patrimonio e delle risorse della società nei limiti consentiti loro dalle mansioni che sono chiamati ad assolvere, senza mai abusarne né per fini estranei né all’infuori dell’orario richiesto dalla loro attività lavorativa;
• sono infine chiamati ad ottemperare a tutte le prescrizioni enunciate dal Contratto Collettivo che li riguarda, nonché a tutte le prescrizioni sindacali inerenti al comportamento da tenere tra colleghi dipendenti.
3.11 Rapporti con partner commerciali e fornitori
La selezione dei partner commerciali e dei fornitori di materie prime, prodotti e/o servizi (complessivamente considerati i “fornitori”) deve avvenire secondo i principi del presente Codice e delle procedure interne di volta in volta eventualmente adottate.
I rapporti con i fornitori sono improntati al rispetto della normativa vigente e devono essere gestiti in applicazione dei generali principi di trasparenza e correttezza, procedendo alla contrattualizzazione del rapporto economico.
Nei rapporti con i fornitori, la Società opera con criteri di lealtà, correttezza ed imparzialità; inoltre, i rapporti con i fornitori sono fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà e collaborazione.
La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto è basata su criteri oggettivi e documentabili che tengano conto del prezzo e della capacità di fornire e garantire tempestivamente servizi di livello adeguato e conformi agli standard qualitativi richiesti.
Ogni accordo commerciale deve avere forma scritta ed esporre chiaramente quanto meno i servizi o i prodotti oggetto della fornitura, la tempistica della stessa, il prezzo o il compenso applicabili nonché le condizioni e le modalità del pagamento.
La Società, anche in considerazione del fatto che i fornitori svolgono
un ruolo fondamentale per il miglioramento della competitività aziendale, mira ad instaurare e mantenere con gli stessi rapporti stabili, trasparenti e di cooperazione.
Ogni fornitore deve agire nel rispetto di - ed in conformità a - leggi, normative e/o standard applicabili nel Paese in cui opera o è situato. In particolare, ogni fornitore che entri in contatto con la Società, si impegna ad assicurare il rispetto delle politiche inerenti all’ambiente di lavoro, all’integrità, all’etica e all’anti- corruzione, operando in conformità con i principi di seguito esposti:
A. deve rispettare la legge e gli standard etici, evitando comportamenti illegali e garantendo pratiche commerciali corrette;
B. deve trattare i lavoratori con dignità e rispetto, evitando condizioni di lavoro degradanti. I fornitori devono creare un ambiente di lavoro libero da molestie, minacce e ritorsioni per segnalazioni di molestie;
C. non devono assumere lavoratori al di sotto dell’età legale, assicurandosi che l’assunzione di quelli sotto i 18 anni non interferisca con la loro istruzione e non metta a rischio la loro salute, sicurezza o principi etici;
D. deve garantire un ambiente di lavoro libero da ogni forma di discriminazione. Nessun dipendente può essere penalizzato, favorito o oggetto di molestie a causa di caratteristiche come religione, nazionalità, opinioni politiche o altre, origine etnica, disabilità, età, orientamento sessuale, identità di genere o altre caratteristiche simili;
E. si impegna a garantire che ogni lavoro venga svolto su basi concordate liberamente, rifiutando qualsiasi forma di lavoro forzato, schiavitù o traffico di esseri umani. I dipendenti devono essere liberi di risolvere il contratto di lavoro con il proprio datore di lavoro, nel rispetto dei termini di preavviso stabiliti dalla legge;
F. si impegna a rispettare il diritto dei lavoratori di associarsi, organizzarsi e unirsi a eventuali associazioni;
G. deve inoltre osservare le leggi nazionali pertinenti riguardanti gli orari di lavoro, le pause e i periodi di riposo prescritti per legge, nonché la retribuzione, il salario minimo ove previsto e i vantaggi sociali;
H. pur rispettando i requisiti minimi stabiliti dalla legge per le condizioni di lavoro, è tenuto a garantire il rispetto delle normative sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro al fine di prevenire incidenti e/o malattie professionali. Questo comprende, a titolo esemplificativo, l’obbligo di identificare, valutare e ridurre i rischi effettivi e potenziali per la sicurezza e la salute, fornendo strumenti di lavoro e dispositivi di protezione adeguati;
I. deve garantire la protezione del diritto alla libertà di espressione e assicurarsi di gestire in modo appropriato le informazioni riservate e personali;
J. deve anche cercare di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, comprese le materie prime, l’energia, l’acqua e il carburante, riducendo il loro consumo e promuovendo la riduzione dei rifiuti prodotti. Questo impegno include l’eliminazione o la riduzione dei rifiuti al fine di migliorare le pratiche di smaltimento, consentendo il riutilizzo e il riciclaggio dei rifiuti;
K. deve impegnarsi a adottare tutte le misure necessarie per ridurre al minimo le emissioni dirette e indirette di carbonio e gas serra, promuovendo l’uso di energie rinnovabili e fonti energetiche alternative, nonché promuovere obiettivi di riduzione in conformità con gli accordi dell’Accordo di Parigi;
L. inoltre, deve adottare procedure per prevenire la corruzione in tutte le sue forme;
M. non deve richiedere, accettare o concedere direttamente o indirettamente pagamenti o altri benefici per scopi di corruzione, né permettere ad altri di farlo a suo nome. Inoltre, non deve facilitare terzi nelle attività di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo o altre attività criminali finanziarie;
N. deve assicurare un processo di approvvigionamento delle materie prime che sia sostenibile e rispettoso dei diritti umani dell’ambiente, impegnandosi altresì a non porre in essere condotte e pratiche industriali che possano essere causa di inquinamento ambientale;
O. deve evitare qualsiasi conflitto di interesse e informare la Società in caso di situazioni che potrebbero generare un conflitto di interesse;
P. deve impegnarsi ad adottare tutte le misure necessarie per la tutela della sicurezza informatica (cybersecurity).
Nell’ipotesi in cui la Società venga a conoscenza del fatto che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi del Codice, la Società medesima valuterà l’adozione di opportuni provvedimenti in conformità a quanto previsto nel successivo paragrafo 5.2.
Oltre al rispetto dei principi espressi nel presente Codice, per quanto di rispettiva competenza, per l’intera durata del rapporto commerciale instaurato con la Società, ogni fornitore si impegna a rispettare i principi del codice di condotta fornitori (“Codice di Condotta Fornitori”) - adottato dalle relative funzioni di riferimento della Società (es. responsabile ufficio acquisti, responsabile fornitori) in conformità a quanto previsto dal presente Codice Etico e come di volta in volta modificato -recante gli standard minimi relativi alle norme e ai requisiti richiesti dalla Società a cui i fornitori dovranno attenersi, in aggiunta e senza pregiudizio per quanto già previsto dal presente Codice Etico.
Il Codice di Condotta Fornitori sarà trasmesso e/o messo a disposizione dalla Società ad ogni fornitore prima e/o contestualmente alla sottoscrizione del relativo accordo commerciale; il Codice di Condotta Fornitori costituirà parte integrante e sostanziale del presente Codice e di ogni accordo commerciale sottoscritto dalla Società con i relativi fornitori.
3.12 Rapporti con i clienti/committenti
È vietata ogni forma di accaparramento della clientela che violi la normativa sulla concorrenza e che non rispetti le norme regolamentari e di legge di settore.
La Società si impegna ad instaurare rapporti con i clienti basati su disponibilità, professionalità e trasparenza, conformemente ai principi delineati nel presente Codice Etico. Inoltre, si impegna a rispettare i diritti dei consumatori e a fornire informazioni complete sui prodotti offerti.
La Società si impegna a costruire relazioni con i propri clienti basate sulla fiducia e la lealtà, rispettando i loro valori e soddisfacendo i loro bisogni in termini di sicurezza e trasparenza informativa, permettendo loro di fare scelte consapevoli durante l’acquisto.
I dipendenti della Società, a seconda dei loro ruoli e delle responsabilità aziendali, devono fornire informazioni precise, complete, chiare e veritiere sui prodotti e servizi offerti dalla Società, conformi alle leggi e regolamenti vigenti, evitando pratiche ingannevoli o scorrette e comunicazioni che possano fuorviare i clienti nella loro decisione di acquisto.
3.13 Rapporti con i consulenti
I rapporti con i consulenti sono improntati al rispetto della normativa vigente e devono essere gestiti in applicazione dei generali principi di trasparenza
e correttezza.
La Società seleziona consulenti con totale imparzialità, autonomia e indipendenza di giudizio, valutando la loro professionalità e assicurandosi che l’inquadramento sia in linea con la normativa vigente al momento della selezione.
Si dovrà, poi, contrattualizzare ogni tipo di rapporto consulenziale e convalidare lo stato di qualifica dei consulenti esistenti.
Tutti coloro che collaborano a vario titolo con la Società sono tenuti ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel rispettivo contratto e quanto previsto nel presente Codice Etico. Nell’ambito dell’espletamento delle proprie attività, ogni consulente è tenuto ad adottare comportamenti responsabili.
A seconda della natura del rapporto e della tipologia di servizio reso dal consulente, la Società potrà valutare di richiedere a ciascun consulente di rispettare i principi del Codice di Condotta Fornitori, nella misura in cui ciò si renda di volta in volta opportuno e/o applicabile.
3.14 Rapporti con Autorità e Pubbliche Amministrazioni
La Società si impegna per ottenere la massima integrità e correttezza nei rapporti, inclusi quelli contrattuali, con le istituzioni pubbliche e, in genere, la Pubblica Amministrazione, compresa la gestione delle richieste e/o erogazioni pubbliche. Questo obiettivo è finalizzato a garantire trasparenza nei rapporti istituzionali, mantenendo al contempo l’autonomia organizzativa e gestionale propria di tutte le aziende. I contatti con i soggetti istituzionali avvengono esclusivamente attraverso persone all’uopo autorizzate. Nel caso in cui la Società si avvalga di consulenti o terze parti per rappresentarla nella relazione con la Pubblica Amministrazione, tali soggetti devono rispettare i principi del Codice Etico della Società. La Società non dovrà farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da consulenti o terze parti in caso di conflitto d’interessi, anche potenziali.
Nel partecipare a bandi di gara, la Società si attiene ai principi di correttezza, trasparenza e buona fede. Prima di presentare una proposta, valuta la coerenza e la fattibilità delle prestazioni richieste nel bando. La Società instaura relazioni trasparenti e corrette con i funzionari pubblici. Se si aggiudica una gara, la Società si impegna a rispettare quanto stabilito nel bando, ad adempiere diligentemente agli obblighi contrattuali anche verso terze parti coinvolte.
3.15 Rapporti con Partiti politici e Organizzazioni Sindacali
La Società non contribuisce in alcun modo al finanziamento di partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, anche se aventi natura giuridica di associazione o fondazione agli stessi strumentale, né di loro rappresentanti e candidati.
I rapporti tra la Società e le organizzazioni politiche e sindacali, per quanto riguarda materie d’interesse aziendale, sono ispirati al rispetto reciproco e alla collaborazione.
Ogni relazione deve essere autorizzata dalle strutture preposte, facendo particolare attenzione a evitare situazioni in cui possano verificarsi conflitti tra gli interessi della Società e quelli del collaboratore autorizzato a stabilire relazioni con l’organizzazione politica o sindacale.
In ogni caso, la Società si astiene da comportamenti volti a esercitare pressioni, dirette o indirette, nei confronti di esponenti politici e sindacali per ottenere vantaggi.
3.16 Rapporti con i mass-media e gestione dell’informazione
I rapporti con la stampa, i mezzi di comunicazione ed informazione e, più in generale, gli interlocutori esterni, devono essere tenuti solo da soggetti a ciò espressamente delegati, in conformità alle procedure ed alle disposizioni adottate dalla Società.
La comunicazione verso l’esterno, comunque, deve seguire i principi guida della verità, correttezza, trasparenza e prudenza, al fine di non indurre ad interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti.
Tutti coloro che operano a qualsiasi titolo per conto della Società sono tenuti a mantenere la massima riservatezza ed a non divulgare o richiedere indebitamente notizie su documenti, know how, progetti di ricerca, operazioni aziendali e, in generale, su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.
In conformità a quanto precisato nei precedenti paragrafi in merito ai doveri di riservatezza, costituiscono informazioni riservate o segrete quelle comunque apprese e/o acquisite nel corso di un rapporto con la Società che non siano di pubblico dominio, anche ove non siano espressamente indicate dalla Società come riservate, confidenziali o segrete. Sono inoltre riservate tutte le notizie apprese nello svolgimento dell’attività lavorativa la cui diffusione ed utilizzazione possa provocare un pericolo o un danno all’azienda e/o un indebito guadagno a soggetti terzi.
La Società rispetta e pretende il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in materia di privacy, sia a livello interno all’azienda sia a livello esterno.
3.17 Utilizzo degli strumenti informatici e cybersecurity
Tutti i destinatari che svolgono attività nell’interesse della Società (ovvero che ne promuovano i servizi e/o prodotti), nello svolgimento delle relative attività, devono impegnarsi ad utilizzare gli strumenti e i servizi informatici o telematici nel rispetto delle norme vigenti in materia (sicurezza informatica, privacy, illeciti informatici, etc.), nonché di tutte le procedure aziendali interne della Società.
I dipendenti e/o i soggetti che utilizzano gli strumenti informatici messi a disposizione della Società si impegnano ad utilizzarli esclusivamente per fini aziendali, riservandosi la Società il diritto di verificare costantemente il contenuto dei predetti sistemi ed il relativo corretto utilizzo da parte dei soggetti indicati.
La Società vieta espressamente ogni condotta di alterazione del funzionamento di sistemi informatici e/o di manipolazione dei dati in essi contenuti ed è attivamente impegnata nell’attività di studio, sviluppo e attuazione delle strategie, delle politiche e dei piani operativi di cybersecurity, restando inteso che ciascun destinatario, anche ove non faccia utilizzo di strumenti informatici messi a disposizione della Società, dovrà comunque adottare adeguate condotte atte prevenire e superare ogni comportamento, che potrebbe determinare un impatto negativo alle risorse materiali ed immateriali dell’azienda, attraverso un indebito accesso a sistemi informativi e/o telematici.
Tutti i destinatari sono tenuti a contribuire al mantenimento di uno standard ottimale di cybersecurity aziendale, astenendosi da comportamenti illeciti o comunque pericolosi e segnalando prontamente eventuali criticità di cui sia a conoscenza al responsabile del reparto IT o alla equivalente funzione di cybersecurity della Società.
4 Efficacia, valore e adozione del codice
4.1 Efficacia del Codice
I principi contenuti nel Codice integrano, sotto il profilo etico, la condotta rilevante ai fini del compiuto e corretto assolvimento degli obblighi di fedeltà, diligenza e buona fede attesi dai destinatari e da ciascun soggetto che sia coinvolto a qualunque titolo nelle attività della Società.
Tutti i destinatari, senza distinzioni o eccezioni, sono impegnati a fare osservare i principi e le norme del presente Codice.
Il Codice Etico ha valore contrattuale e, pertanto, i destinatari e tutti coloro che operano nell’interesse della Società ne saranno obbligati al rispetto dei relativi principi e previsioni in quanto il Codice Etico costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte con e nei confronti della Società.
Al fine di perseguire il predetto obiettivo, la Società si impegna a far conoscere il presente Codice a tutti i destinatari, attraverso la pubblicazione dello stesso sui siti web della Società e/o sulle relative intranet aziendali ove disponibili, nonché attraverso le ulteriori e differenti modalità che si rendessero necessarie alla luce degli specifici rapporti instaurati da ciascuna categoria di destinatari con la Società.
In conformità con quanto sopra, la Società si impegna a:
• assicurare che il Codice sia diffuso tempestivamente e reso noto all’interno dell’organizzazione e presso tutti i destinatari;
• fornire un adeguato supporto informativo riguardante il Codice;
• promuovere il rispetto delle direttive etiche da parte di tutti i destinatari;
• favorire la segnalazione di eventuali violazioni o carenze nel rispetto del Codice, incoraggiando un contributo attivo da parte di tutti i destinatari;
• garantire che tutti gli aggiornamenti e le modifiche al Codice siano prontamente comunicati ai destinatari.
4.2 Adozione e aggiornamento del Codice
Il Codice Etico, così come le sue successive integrazioni e modifiche, sono adotta- ti dalla Società mediante determinazione del Consiglio di Amministrazione, con efficacia a far data dall’assunzione della relativa delibera.
Le funzioni incaricate dovranno gestire, implementare, approfondire e verificare la normativa rilevante ai fini del Codice Etico e adeguarlo all’evoluzione della stessa. Inoltre, il Codice Etico sarà oggetto di revisione periodica da parte del Consiglio di amministrazione, sulla base anche delle segnalazioni pervenute ai sensi del successivo articolo 5.
5 Modalità di attuazione del codice
5.1 Reporting interno e canali di segnalazione
La vigilanza sull’attuazione del Codice e su eventuali violazioni è compito di tutti i destinatari, che sono indistintamente e singolarmente tenuti a segnalarne le eventuali inadempienze o la mancata applicazione.
Per ogni segnalazione inerente ad un’eventuale inadempienza e/o mancata applicazione del Codice, i destinatari potranno inviare una comunicazione scritta utilizzando il seguente canale e-mail della Società codiceetico@aermec.com.
Tutte le segnalazioni saranno poi attenzionate dal Consiglio di Amministrazione della Società o dal soggetto dallo stesso delegato.
Con riferimento ai dipendenti della Società, gli stessi, alternativamente alla mo- dalità sopra descritta, potranno altresì inviare le segnalazioni direttamente al proprio responsabile gerarchico.
Resta inteso che la procedura qui prevista per il Codice Etico non sostituisce la c.d. Whistleblowing Policy implementata dalla Società, di volta in volta vigente, che rimane pertanto pienamente efficace ed operativa.
5.2 Sanzioni e rimedi
L’inosservanza e la violazione dei principi e delle norme richiamati nel presente Codice Etico consentiranno alla Società di adottare le opportune iniziative e rimedi come di seguito meglio precisato.
Per quanto concerne le conseguenze della violazione del Codice da parte dei dipendenti, ogni violazione del presente Codice Etico da parte dei dipendenti della Società sarà considerata un’inadempienza degli obblighi derivanti dal contratto di lavoro o un illecito disciplinare, in conformità con la normativa vigente. Eventuali misure disciplinari saranno adottate, se necessario, nel pieno rispetto delle leggi vigenti e dei contratti di lavoro nazionali o aziendali.
In merito alle conseguenze della violazione del Codice da parte degli amministratori, organi di controllo e altri soggetti con funzioni apicali,
il Consiglio di Amministrazione della Società valuterà i fatti e i comportamenti rilevanti e prenderà le misure appropriate nei confronti dei responsabili, in conformità e nei limiti di quanto previsto dalla legge applicabile.
Al fine di assicurare il pieno e costante rispetto dei principi di cui al presente Codice Etico da parte di tutti gli altri destinatari e verificare la conformità con i principi qui previsti, la Società potrà porre in essere periodici processi audit nei confronti dei propri fornitori, partner commerciali e altri soggetti interessati, attraverso la sottoposizione di questionari, richieste di auto-dichiarazioni e raccolta di appositi impegni contrattuali, nonché attraverso verifiche indipendenti sulla base di informazioni pubblicamente disponibili. Tali attività di verifica terranno altresì conto del livello di collaborazione del soggetto terzo, della disponibilità manifestata nell’assicurare il rispetto del presente Codice e dell’effettiva volontà a rimediare eventuali criticità riscontrate.
Nel caso in cui la Società accerti che (i) il terzo non rispetta pienamente i principi del presente Codice Etico, (ii) adotta misure solo parzialmente conformi a quanto ivi previsto e/o (iii) vi sia il sospetto di ritenere che il terzo possa mettere in atto comportamenti contrari ai principi del Codice, la Società medesima comunicherà la circostanza al terzo, invitando lo stesso a provvedere - entro un determinato termine - a porre in essere tutte le misure necessarie per adeguarsi ai principi ivi espressi. Nel caso in cui il terzo non si adegui alle indicazioni della Società entro il termine da quest’ultima indicato, la Società avrà la facoltà di risolvere il rapporto con il terzo, nonché eventualmente di chiedere il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione del terzo.
Resta in ogni caso inteso che la Società si riserva la facoltà di prevedere all’interno dei contratti sottoscritti con i terzi apposite clausole risolutive che prevedano la cessazione del rapporto in caso di mancato rispetto da parte del terzo delle disposizioni del presente Codice Etico.